Swyx

Seit vielen Jahren dürfen wir das Österreichische Rote Kreuz, Bezirksstelle Scheibbs, in allen IT-Angelegenheiten unterstützen und betreuen. Aufgrund der sehr flexiblen Dienstpläne im Rettungsdienst war neben der EDV auch eine flexible Telefonanlage notwendig.

Auch für dieses Projekt hat sich der Stefan Stängl, IT-Verantwortlicher des Roten Kreuzes, an die PCH IT Solution GmbH gewandt.

Problemstellung
Seit vielen Jahren hatte man das Problem, dass die Rotkreuz-Sachbearbeiter mit einer herkömmlichen Telefonanlage nur schwer für Kunden und Geschäftspartner erreichbar waren. Einige Mitarbeiter werden auf allen vier Dienststellen im Bezirk eingesetzt und waren daher nie verlässlich unter einer Telefonnummer bzw. Durchwahl zu erreichen.

Unser technischer Leiter und Geschäftsführer, Ing. Engelbert Kronsteiner, nahm sich der Problematik des Roten Kreuzes an und suchte nach einer passenden, flexiblen Lösung. Nach intensiven Beratungen entschied sich das Rote Kreuz für eine IP-basierte Kommunikationslösung, „Swyx“.  Schon nach den ersten Server- und Programmtest konnte Swyx mit seinen vielen Möglichkeiten überzeugen.

Folgende Vorteile resultierten aus der Umstellung der Telefonanlage:

- Die Benutzer sind an keinen fixen EDV-Arbeitsplatz oder eine Dienststelle gebunden. Sobald sich ein User im EDV-Netzwerk anmeldet, werden die Anrufe auf  seinen PC geroutet. Mit der neuen Technologie war es nun möglich, fixe Durchwahlen an die Mitarbeiter zu vergeben, unter denen sie in der jeweiligen Dienstzeit erreichbar sind.

- Swyx benötig keine Telefon-Hardware. Ein Headset, das an den PC angeschlossen wird, genügt. Bedient wird Swyx über die Tastatur und die Computermaus.

- Das Programm sowie das Telefonbuch können vom IT-Administrator zentral verwaltet werden. Updates werden bei jedem Neustart übernommen.

- Das Callrouting ist sehr einfach und flexibel und kann vom EDV-Administrator selbst verwaltet werden.

- Die Kollegen sehen über die Swyx-Oberfläche auf dem PC mit einem Blick, welche Mitarbeiter im Dienst sind bzw. welche Telefondurchwahlen derzeit frei/besetzt sind.

- Swyx bietet eine Multiring-Funktion. Parallel zum PC landet das Telefongespräch auch auf dem Handy des Mitarbeiter. Die Kosten für Schnurlostelefone entfallen.

- Durchwahlen für verschiedene Funktionen im Dienst (Dienstaufsicht, usw.) können per Mausklick  auf den diensthabenden Mitarbeiter geroutet werden. Anrufer landen damit sofort beim richtigen Mitarbeiter, ohne dass sie weiteverbunden werden müssen.

- Servicenummern des Roten Kreuzes werden von Swyx auf das Handy bestimmter Mitarbeiter geroutet. Dadurch sind die rund um die Uhr erreichbar.

Das Rote Kreuz verwendet Swyx nun seit mehr als zwei Jahren, nennenswerte Probleme oder Ausfälle gab es in dieser Zeit nicht.

Kundenstatements
Stefan Stängl, IT-Verantwortlicher beim Roten Kreuz: „Mit dem Telefonieprogramm Swyx, das uns von der PCH IT Solution Gmbh vorgeschlagen wurde, wurden viele Probleme, mit denen wir über Jahre zu kämpfen hatten, mit einem Schlag gelöst. Sehr schnell wussten wir die Vorteile dieser modernen Telefonanlage derart zu schätzen, dass wir uns den Dienstbetrieb mit einer herkömmlichen Anlage nicht mehr vorstellen können. Unsere Mitarbeiter sind nun wesentlich besser und schneller für Anrufer zu erreichen. Als IT-Admin kann ich die Telefonanlage sehr schnell zentral bearbeiten, warten und verwalten.“

Lukas Hürner, Ausbildungsleiter beim Roten Kreuz: „Aufgrund meiner flexiblen Arbeitszeiten und der Kurstätigkeit auf anderen Dienststellen war ich für Kunden oft schwer zu erreichen. Swyx ermöglicht mir nun, auch bei Dienstreisen oder zu Hause (home office) erreichbar zu sein. Voraussetzung dafür ist nur, dass mein Laptop eingeschaltet ist und Swyx läuft. Sollte ich während der Kurszeiten nicht erreichbar sein, hat der Anrufer die Möglichkeit, eine Nachricht auf der Voicemailbox oder seine Rückrufnummer zu hinterlassen, die mir Swyx dann per E-Mail zustellt.“